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5 desafios sobre administração de clínicas médicas ─ e como superá-los

Isakc Moura 0

Existem médicos e outros profissionais da saúde que são tão bons, experientes e capazes, que não sentem grandes dificuldades com administração de clínicas médicas.

Esses profissionais podem ser donos do seu próprio hospital, consultório ou clínica médica, e atuam na área da saúde com maior liberdade e autoridade sobre o seu lugar de trabalho.

Eles podem decidir qual será a política de atendimento aos pacientes; tarifas a serem cobradas por consultas e exames; como e por quais parâmetros os demais profissionais do estabelecimento serão contratados, e por aí vai.

Além disso, eles ganham mais por seu trabalho, pois geram um faturamento muito maior do que trabalhando para hospitais de terceiros ou para o serviço público.

Contudo, é importante ressaltar que esses profissionais não são como a maioria dos médicos, odontologistas, cirurgiões, etc…

São profissionais que, ao abrirem suas próprias clínicas médicas, assumem também a posição de gestor de uma empresa, que deve tratar da administração, controle, organização e expansão de seu negócio.

E é aqui onde tais profissionais encontram desafios para os quais sua formação principal não os preparou.

O que pode ser realmente desconfortável para muitos que entram no ramo dos negócios e da administração de empresas sem uma sólida base teórica e técnica.

E assim, o que poderia ser o começo de uma clínica de sucesso pode se tornar razão para dores de cabeça e descambar para a falência.

Pensando nesse drama, decidimos conversar com você que está pensando em montar seu negócio na área da saúde, mas que não domina muito conhecimento sobre administração de clínicas médicas.

Queremos te mostrar nesse artigo uma lista com cinco dos maiores desafios que terá de encarar, e também entregar a você o conhecimento necessário para resolver esses problemas.

E para que fique mais assimilável, vamos listar um desafio por vez, dando a informação para corrigir cada problema logo a seguir, ok?

Então acompanhe essa página com atenção, se desligue das distrações. Você tem um conteúdo importante para aprender.

#1º Desafio: Fazer corretamente o gerenciamento da agenda de atendimentos da clínica

Todo médico, cirurgião ou outro profissional da saúde que monta uma clínica privada almeja o que qualquer empreendedor normal deseja.

Que é ter um negócio bombando de clientes.

Neste nosso caso, uma clínica com tantos atendimentos para fazer que a agenda quase nunca fica livre. E melhor ainda, que essa agenda sempre tenha um espaço de no mínimo uma semana para ter horários vagos.

Porém, é neste cenário que começa o desafio campeão de dificuldade dos profissionais de saúde que se aventuram na administração de clínicas médicas.

É quando a agenda da clínica médica fica superlotada, de forma que não há margem de tempo para um mínimo descanso.

Ou também quando ela fica em uma posição em que atendimentos tentam ser feitos em tempo cada vez menor, o que gera complicações para realizar um trabalho de atendimento preciso e de qualidade.

É preciso ter uma agenda de atendimento equilibrada para a capacidade de atendimento da equipe médica da sua clínica não fique sobrecarregada, elevando o nível de estresse em um trabalho que exige energia e responsabilidade médica.

Solução: Controle de agenda, fluxo de trabalho e atendimentos

Para que o problema e o pesadelo que é ter uma agenda de atendimentos superlotada passe longe de qualquer clínica, é preciso ter um controle de agenda e fluxo de trabalho bem organizado e sob controle.

O primeiro passo para atingir isso é ter uma única e unificada agenda de atendimentos.

Toda e qualquer consulta clínica deverá ser feita nesta agenda, e levando em conta o tempo médio de atendimento.

Isso garantirá que ninguém será atendido às pressas, assim como não haverá sobrecarga nas consultas.

Existe uma relação direta com o fluxo de trabalho, pois como os profissionais de saúde atenderam cada paciente em um tempo adequado ao seu habitual, não será gerado um estresse que prejudique seu trabalho.

Ainda sobre a agenda única como meio de controle do fluxo de trabalho na administração de clínicas médicas, vale ressaltar…

A mesma deve ser feita, preferencialmente, em um sistema de gerenciamento informatizado, por tornar seu controle, agendamento e gestão mais prático.

#2º Desafio: Organização de dados, um 8/80 da administração de clínicas médicas

O 2º desafio da nossa lista sobre administração de clínicas médicas diz respeito à organização de dados.

Esse é um tema delicado e crucial para o sucesso da operação da clínica médica. Então, trataremos ele com muito cuidado e recomendamos que continue lendo com muita atenção para não deixar passar nada.

Vamos lá.

Toda clínica médica lida diariamente com um volume gigante de informações, que por sua vez são atualizadas e sua base de dados expandida.

Todos os  dias avolumam-se prontuários médicos, exames, receituários, laudos, imagens de procedimentos realizados, etc.

E a desordem em alguns desses registros onde, por exemplo, uma receita pode parar no prontuário de um paciente que não necessita dela, é algo extremamente possível de ocorrer.

Assim como é muito perigoso não apenas para a vida dos pacientes, mas para a responsabilidade médica dos profissionais envolvidos no consultório.

Desse modo, é necessário ter uma abordagem segura, eficaz e prática para a gestão e organização de dados.

Solução: trabalhar com sistemas de gestão de dados para hospitais e clínicas médicas

Existe no mercado alguns softwares exclusivos para a gestão de informações de uma clínica ou consultório médico.

Alguns deles permitem que toda a gestão do consultório seja feita dentro do software.

Assim é possível fazer um cadastro geral para o paciente, onde as informações de prontuário, receitas, exames e agendamentos, são armazenadas em sua ficha digital.

Esse método garante mais precisão, agilidade para armazenar e buscar as informações desse paciente e ainda economia de recursos e espaço, abolindo o uso de registros em papel.

Agendamentos de exames e consultas também podem ser feitos em programas assim.

E pra finalizar, alguns ainda trabalham com armazenamento de dados na nuvem, o que facilita seu acesso de qualquer lugar do mundo, bastando uma boa conexão com a internet.

#3º Desafio: Gestão financeira na administração de clínicas médicas para lidar com um setor de gastos elevados

Outro grande desafio que a administração de clínicas médicas oferece aos profissionais da saúde que abrem seu próprio empreendimento é com a gestão financeira.

E essa realmente é uma das áreas do negócio que dá mais trabalho para que um profissional da saúde aprenda a gerenciar.

Pode até não parecer para quem está de fora, mas o fluxo de entrada e saída de dinheiro do caixa de uma clínica médica pode ser bem movimentado.

E caso todo esse movimento não seja medido, estipulado e mantido dentro de um controle, o consultório pode se ver, em algum momento, endividado.

Então, mesmo que tenha receitas a receber que possam compensar tais dívidas, o proprietário pode acabar sofrendo com atrasos das mesmas e incorrendo em juros com as dívidas.

O que é uma baita complicação para uma empresa nesse setor, já que custos com compras e custos operacionais não costumam ser baixos. Na verdade, são bem elevados.

Além de que há sempre a necessidade de repor materiais e equipamentos médicos, assim como fazer novos investimentos na clínica.

Solução: conte com um profissional de apoio na área ou um sistema auxiliar de gestão para o gerenciamento financeiro

De longe, contratar alguém que atue na área financeira para cuidar da gestão do caixa do seu consultório ou clínica médica é o ideal.

Já que um profissional formado em administração, contabilidade ou outra formação similar tem as bases de conhecimento necessárias para lidar com o fluxo de entrada e saída de receitas.

Mas nem sempre isso será possível, ainda mais no começo do negócio, enquanto a clínica ainda está se consolidando.

Contratar um profissional formado e com experiência para a gestão financeira da clínica poderia sair muito caro para o primeiro ano de operação, por exemplo.

E para estes casos, onde a clínica médica ainda está dando seus primeiros passos, conquistando clientes, pacientes, e se firmando, o melhor é economizar com a folha de pagamento em termos de contratar um gestor.

Então a saída mais viável aqui é o uso de programas de gestão financeira e controle de fluxo de caixa. Junto, é claro, de uma busca por parte do proprietário em aprender, ao menos o básico, sobre controle e gestão financeira.

E aí sim, com o tempo e crescimento do negócio, passar a gestão financeira para um profissional formado na área.

#4º Desafio: Administrar a condição cliente/paciente

Sempre que um profissional de saúde abre um consultório, ou uma clínica médica, surge um dilema na forma como ele encara quem é atendido por sua empresa.

Que é a forma correta de como tratar quem é atendido por sua clínica, se como um cliente ou como um paciente.

De cara, já é possível ver que tal condição não é muito fácil de lidar.

Já que, a princípio, ninguém procura ajuda médica, uma consulta e tratamento se essa mesma pessoa está saudável.

Muito pelo contrário, geralmente alguém que procura um médico ou uma clínica já se encontra fragilizado e necessitando de cuidados para reaver sua saúde.

E certamente não quer sentir que os cuidados que está recebendo decorrem apenas de um retorno financeiro, um pagamento. É uma situação que envolve aspectos emocionais.

Porém, o proprietário de uma clínica sabe que está a frente de uma empresa. E que é inerente à administração de clínicas médicas, como a qualquer outro negócios, os custos operacionais e a busca por resultados financeiros positivos.

Como encarar essa questão moral que abrange a medicina?

Solução: Atendimento Humanizado no relacionamento com o cliente/paciente

O Atendimento Humanizado é um conceito que muitos profissionais da saúde vem adotando na administração de clínicas médicas.

Trata-se de adotar uma cultura de tratamento aos pacientes com um olhar mais humano durante o contato com os mesmos.

Isso vai desde o momento em que a pessoa fala com a recepção da clínica, até o seu atendimento com o médico.

O atendimento humanizado também visa promover um atendimento cuidadoso, respeitoso e ágil para com os pacientes.

Para alcançar essa cultura, investir em treinamentos e cursos para a equipe que trabalha na clínica médica é uma boa opção.

O esforço empregado em atingir um nível de excelência no atendimento humanizado terá um ótimo retorno, pois ele garante a satisfação e fidelização do paciente e de sua família com a clínica.

Além disso, gera uma promoção gratuita dos seus serviços por parte dos pacientes e cria uma boa imagem do consultório junto ao público.

E falando em boa imagem…

#5º Desafio: Trabalhar o marketing da clínica e conquistar a confiança dos pacientes

Toda clínica médica que está começando a operar em uma cidade com certo porte terá de lidar com concorrentes consolidados.

Negligenciar esse fator de competição é um erro que não deve ser cometido. É preciso dizer isso, pois alguns profissionais que abrem seus consultórios acreditam que a concorrência simplesmente não os atinge.

E isso pode limitar todo potencial crescimento da clínica.

Agora, será preciso lidar não só com a competição entre clínicas, mas também com a desconfiança que pacientes já fidelizados a outros consultórios tem com os concorrentes.

E é realmente difícil conquistar rapidamente pacientes já fidelizados a outros consultórios.

Afinal, eles já se sentem bem atendidos nos concorrentes na maioria das vezes, e tem poucas razões para experimentarem ir em outro médico ou clínica.

Solução: Use as boas práticas de marketing para apresentar seus diferenciais ao público e pacientes em potencial

Todo negócio, seja ele recém inaugurado ou já consolidado, precisa empregar ativamente boas estratégias de marketing para crescer, conquistar novos clientes e fidelizá-los.

Claro, o marketing pode fazer muito pouco se o serviço ou produto é de baixa de qualidade ou pouco útil.

Porém, negligenciar esse fator ao assumir a administração de clínicas médicas é pedir para tornar as coisas mais difíceis.

Então, mesmo que a condição inicial da sua clínica ou consultório não permita grandes ações e campanhas, invista algo em marketing. Assim, dentro de um plano coerente e bem estratégico, não vai demorar muito para que os primeiros pacientes surjam e se fidelizem a sua clínica.

O que você deve levar deste artigo com você

Ter o seu próprio consultório de atendimento, ou a sua clínica médica própria, é o sonho de muitos profissionais da saúde que buscam criar um legado e patrimônio através de um negócio lucrativo.

Um consultório ou clínica bem estabelecido na área da saúde pode, realmente, ser uma verdadeira fonte de prosperidade para gerações da sua família.

Mas saiba que para isso, será necessário um conhecimento muito maior que escapa ao universo do mundo da medicina.

Você terá de aprender a ser um pessoa do mundo dos negócios, e dominar conceitos essenciais e colocar tudo em prática.

A Biotecmed pode te ajudar com dicas, se você seguir o nosso conteúdo. Mas depende de você se capacitar para esse grande desafio.

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